Ihr Büroumzug - Firmenumzug, professionell und günstig

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Büroumzug - Firmenumzug Checkliste

Sie planen einen Firmenumzug. Wir helfen Ihnen mit unserer Umzug-Checkliste, dass Sie ja nichts vergessen. Gerne bieten wir Ihnen auch unseren Umzugspreisvergleich an, mit dem Sie 3 bis 5 Umzugsangebote aus Ihrer Region für einen erfolgreichen Firmenumzug erhalten können.

Ein Büroumzug - Firmenumzug muss penibel geplant sein, denn Zeit ist Geld. Während des Büroumzug -Firmenumzugs ruht ja die Arbeit, es sei denn, Sie planen in Etappen.

Um Umzugskosten und Auftragsverluste im Rahmen zu halten, bedarf es gute Organisation, die am besten Monate vorher den Firmenumzug plant. Ein einzelner Mitarbeiter ist meist mit der Gesamtplanung und Durchführung überfordert.

Hier lohnt es sich, im Team den Firmenumzug zu planen. Starten Sie einen Kick-off, um alle Mitarbeiter der Firma über den Umzug in Kenntnis zu setzen. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter in diesem Meeting, damit jeder an einem Strang zieht.

Firmenumzug Kosten – jetzt vergleichen

Überlassen Sie nichts dem Zufall. Holen Sie rechtzeitig Angeboten von verschiedenen Umzugsunternehmen mit ihren konkreten Leistungen an, um eine Vergleichbarkeit zwischen den Dienstleistern zu haben.

Ein Firmenumzug kostet viel Geld, weil viele Dinge Geld kosten. Zum Beispiel müssen wir für den Transport bezahlen, um Sachen von einem Ort zum anderen zu bringen.

Außerdem kosten die neuen Büros Geld, um sie einzurichten. Das Verpacken und Versenden von Sachen kostet ebenfalls Geld. Und während des Umzugs können wir nicht arbeiten, was zu zusätzlichen Kosten führt.

Um weniger Geld auszugeben, können Unternehmen verschiedene Dinge tun. Sie könnten gebrauchte oder gemietete Büromöbel verwenden. Außerdem könnten sie ein Umzugsunternehmen finden, das nicht zu teuer ist. Es ist auch wichtig, den Arbeitsausfall gering zu halten, indem der Umzug gut geplant und organisiert wird.

Somit kommen beim Thema Büroumzug & Kosten keine bösen Überraschungen auf.

Firmenumzug planen & organisieren – das ist zu beachten

Um sicherzustellen, dass der Wechsel zur Arbeit gut klappt, muss der Umzug gut organisiert sein. Das bedeutet, dass man frühzeitig damit beginnen sollte, den Umzug zu planen. Besonders bei einem Firmenumzug ist das wichtig. Es ist notwendig, klar festzulegen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird.

Darüber hinaus sollten auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt werden, um den Umzug so stressfrei wie möglich zu gestalten. Dazu gehört die Bereitstellung von klaren Informationen über den Umzugsprozess, die Unterstützung bei der Wohnungssuche für Mitarbeiter, die in eine neue Stadt ziehen, und die Einrichtung eines Umzugsbudgets, um die finanzielle Belastung für die Angestellten zu minimieren.

Die frühzeitige Planung und die klare Zuweisung von Aufgaben sind entscheidend, um sicherzustellen, dass der Firmenumzug reibungslos verläuft und keine Arbeitsausfälle oder Produktivitätsverluste entstehen. Ein gut durchdachter Umzugsplan ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Start in der neuen Umgebung.

Langfristige Umzugsplanung: Zuständigkeiten klären

Wie Sie sicher von Ihrem letzten Privatumzug wissen, ist eine langfristige Umzugsplanung sehr wichtig, um kurzfristige Pannen zu vermeiden. Wir empfehlen hier unseren Umzug Zeitplan.

Der Zeitplan sollte genau geplant und dokumentiert werden, damit alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben bis wann erledigt sein müssen. Die Arbeitsaufteilung sollte so gestaltet werden, dass alle Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und effektiv arbeiten können. Starten Sie mit der Klärung der Zuständigkeiten. Wer übernimmt was? Beispielsweise kann man festlegen, wer sich um die Adressänderung kümmert, wer sucht ein neues Büro, wer kümmert sich um die Kündigung der alten Büroräume etc.

 

Mitarbeiter auf Büroumzug - Firmenumzug einstimmen

Die Motivation der Mitarbeiter, beim Firmenumzug mitzuhelfen, ist eine andere als bei einem Privatumzug. Vieles muss nach der Arbeitszeit erledigt werden, sodass keine Aufträge oder Kunden darunter leiden. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit Freizeitausgleich oder gemeinsame Teamabende nach den Zusatzstunden. Bestellen Sie eine Pizza oder bestellen einen Masseur ins Büro. Alternativ bietet sich auch eine Betriebsfeier bei Einzug in den neuen Büroräumen an.

Bestimmen Sie einzelne Mitarbeiter oder Teams, wer welche Aufgabe bis wann zu erledigen hat.

 

Urlaubsplanung mit Büroumzug - Firmenumzug abstimmen

Urlaubspläne der Mitarbeiter müssen so früh wie möglich mit dem Umzugstermin in Einklang gebracht und Geschäftspartner benachrichtigt werden. Suchen Sie sich einen Umzugstermin, der nicht in die Sommerferien oder Weihnachten fällt.

 

Der Fahrplan für den Büroumzug - Firmenumzug

Acht Monate vor dem Umzug

  • Mietvertrag kündigen

Die Kündigungsfrist fürs Büro beträgt in der Regel sechs Monate, daher sollten Sie frühzeitig den Vermieter informieren. Vereinbaren Sie gleich einen Termin für die Begehung der Räume, am besten nach dem Umzug, sowie für die Abrechnung von Heiz- und Nebenkosten.

Finden Sie ein erfahrendes Umzugsunternehmen, das sich mit Firmenumzügen auskennt. Nutzen Sie hierfür unseren Umzugspreisvergleich. Bei einem Fernumzug können wir Ihnen auch passende Umzugsunternehmen zusenden. Diese senden Ihnen dann Umzugsangebote zu.

  • Rahmenbedingungen mit Ortsbegehung prüfen

Das bedeutet, dass Sie sich die Umgebung des neuen Büros anschauen und einen optimalen Umzugsweg planen. Wie sieht es mit dem Brandschutz aus? Gibt es Fluchtwege? Gibt es einen Fahrstuhl? Dürfen Sie den benutzen? Für den Möbelwagen brauchen Sie einen Parkplatz, muss dafür ein Halteverbot organisiert werden?

  • Umzug Zeitplan entwerfen

Erstellen Sie einen Umzug Zeitplan für den Büroumzug: Wann übergeben Sie die alten Räume? Wie lange brauchen Sie für Ab- und Aufbau? Ziehen Sie am Wochenende um oder opfern Sie Werktage für den Umzug? Drucken Sie Ihren Umzug Zeitplan aus und hängen Sie ihn am schwarzen Brett aus. Verteilen Sie die Umzugsplanung auch per E-Mail. Alle involvierten Mitarbeiter sollten den Erhalt der Mail bestätigen.

  • Computer & Systeme

Computer können während des Umzugs beschädigt werden. Gehen Sie auf ganz sicher und erstellen immer Updates. Besser noch spiegeln Sie die Festplatten. Ihr IT Fachmann wird es ausführen. Sorgen für eine sorgfältige und sichere Verpackung. Die Speditionen haben hier entsprechendes Verpackungsmaterial. Benötigen Sie Hilfe, alle technischen Einstellungen, Geräte, Telefonleitung, IT Systeme ab- und wieder aufzubauen? Engagieren Sie eine IT Firma, die Ihnen dabei hilft.

  • Umzug Checkliste für Umzugskartons erstellen

Erstellen Sie eine Umzug-Checkliste vom gesamten Inventar und organisieren Sie eine Liste für das Umzugsunternehmen, was in welchem Umzugskarton ist. Am besten beschriften Sie die Umzugskartons mit farblichen Umzug Aufklebern.

  • Ballast abwerfen

Ein Firmenumzug ist auch eine Chance, sich von alten Geräten, Ordnern etc. zu trennen. Organisieren Sie einen Abfallcontainer für die Entsorgung und fangen Sie rechtzeitig mit dem Entrümpeln an. Es erspart Ihnen viel Geld.

Alte Möbel kann man auch spenden, informieren Sie rechtzeitig eine Wohltätigkeitsorganisation, die dann alles selbst abholen kann.

 

Drei Monate vor dem Umzug

  • Arbeitsplätze beschriften

Verteilen Sie Etiketten an alle Mitarbeiter und weisen Sie sie an, wie sie Ihren Arbeitsplatz beschriften sollen. So verhindern Sie Chaos während des Umzugs.

  • Adresse auf Visitenkarte und Briefpapier aktualisieren

Vergessen Sie nicht, die neue Adresse auf Ihren Visitenkarten sowie Briefpapier zu aktualisieren. Legen Sie einen Stichtag fest, ab wann die neue Adresse gelten soll.

  • Adressenänderung mitteilen

Informieren Sie Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten über den bevorstehenden Umzug und teilen Sie Ihnen die neue Adresse und geänderte Telefonnummern mit.

Aber nicht nur die benötigen Ihre neue Adresse, auch Behörden, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Banken, Finanzamt, Amtsgericht, Agentur für Arbeit, Versicherungen. Das Handelsregister braucht auch Ihre neue Adresse.

Haben Sie Ihr Unternehmen in diversen Branchenverzeichnissen eintragen lassen? Die müssen alle über den Firmenumzug informiert werden. Auch Ihre sozialen Medien, wie Twitter, Facebook, müssen angepasst werden. Zusätzlich sollten Sie einen Nachsendeantrag bei der Post stellen, sodass kein Brief verloren geht.

  • Strom, Telefon, Internet im Büro

In Ihrem neuen Büro brauchen Sie bestimmt Strom, Internet und eine Telefonleitung. Wählen Sie rechtzeitig Ihren Anbieter, vergleichen Sie mehrere Angebote, insbesondere bei Strom lohnt sich der Vergleich.

  • Backup Kopien anfertigen

Fertigen Sie Kopien Ihrer Dokumente in Ihren Rechnern an und sichern Sie alle Files vor Hackerangriffe. So wie gewohnt.

  • Renovierungs- und Reinigungsarbeiten organisieren

Beauftragen Sie Handwerker für die Renovierung im alten sowie neuen Büro. Hier können Sie Handwerker finden.

  • Sicherheitsvorschriften beachten

Ist das neue Büro auf dem neusten Stand in Sachen Sicherheit? Gibt es genug Licht und Luftzufuhr? Beauftragen Sie jetzt jemanden, der die nötigen Anpassungen vornimmt, die Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Zwei Wochen vor dem Umzug

  • Zusammenarbeit mit Handwerkern und Umzugsfirma abstimmen

Treffen Sie alle externen Dienstleister, die bei Ihrem Firmenumzug behilflich sind. Alles muss stimmen, denn nur so vermeiden Sie Missverständnisse, die zu Verzögerungen führen können.

  • Endreinigung

Sorgen Sie für die Endreinigung nach dem Auszug. Ein professioneller Reinigungsdienst kann hier viel Ärger vermeiden.

  • Übergabe Büro

Vereinbaren Sie einen Übergabetermin mit dem Vermieter und bereiten Sie ein Übergabeprotokoll vor. Sammeln Sie alle Schlüssel ein.

  • Empfindlicher Boden

Sorgen Sie für eine Bodenabdeckung, um so Schäden vorzubeugen.

  • Catering am Umzugstag

Bestellen Sie ein Catering, sodass alle Beteiligten während des Firmenumzugs besorgt sind.

  • Übernahme neues Büro

Vereinbaren Sie eine Besichtigung des neuen Büros. Erstellen Sie ein Übernahme-Protokoll.

  • Dokumentation

Fotos haben Beweislast vor Gericht, falls es zu Schäden kommt. Sichern Sie sich daher vor dem Umzug ab. Aber auch Schäden im neuen Büro sollten abfotografiert und dokumentiert werden.

 

Der Umzugstag

-> Am Umzugstag sollten die neuen Firmenräume gereinigt werden.
-> Die Mitarbeiter sollen alle persönlichen Gegenstände mitnehmen.
-> Vor dem Firmenumzug sollten Sie das Treppenhaus fotografieren, um Schäden melden zu können.
-> Die alten Büroräume müssen kontrolliert werden, ob alles mitgenommen wurde.
-> Lassen Sie sich das Übergabeprotokoll vom Vermieter unterschreiben.
-> Ein Verantwortlicher Ihrer Firma sollte Ansprechpartner für das Umzugsunternehmen sein.
-> Planen Sie Zeit für die Installierung von Internet und Telefon ein, am besten vor dem Firmenumzug.
-> Aktualisieren Sie jetzt alle Adressen.
-> Sammeln Sie alle Belege, denn die Kosten lassen sich von der Steuer absetzen.
-> Schadensfälle sollten so früh wie möglich dokumentiert und der Versicherung gemeldet werden.

Kompetenten Umzugspartner finden

Ein Firmenumzug ist in der Regel Sache für eine Spedition. Wählen Sie unseren Umzugspreisvergleich, um die richtige Umzugsfirma zu finden. Fragen Sie hier einen Firmenumzug an. Ohne Mühe und in kurzer Zeit 3 - 5 Angebote für einen Firmenumzug erhalten. Preis und Zusatzleistungen sollten verglichen werden.

Besonders wichtig ist bei der Partnersuche für einen Firmenumzug die Erfahrung der beauftragten Firma. Umzug-ganzeinfach.de arbeitet nur mit renommierten Unternehmen zusammen, die genau wissen, was sie tun.