Ihr Firmenumzug, schadenfrei und günstig

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Firmenumzug Checkliste

Sie planen einen Firmenumzug. Wir helfen Ihnen mit unserer Umzug Checkliste, dass Sie ja nichts vergessen. Gerne bieten wir Ihnen auch unseren Umzugspreisvergleich an, mit dem Sie bis 5 Umzugsangebote aus Ihrer Region für einen erfolgreichen Firmenumzug erhalten können.

Ein Firmenumzug muss penibel geplant sein, denn Zeit ist Geld. Während des Firmenumzugs ruht ja die Arbeit, es sei denn, Sie planen in Etappen.

Um Umzugskosten und Auftragsverluste im Rahmen zu halten, bedarf es gute Organisation, die am besten Monate vorher den Firmenumzug plant. Ein einzelner Mitarbeiter ist meist mit der Gesamtplanung und Durchführung überfordert. Hier lohnt es sich, im Team den Firmenumzug zu planen. Starten Sie einen Kick-off, um alle Mitarbeiter der Firma über den Umzug in Kenntnis zu setzen. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter in diesem Meeting, damit jeder an einem Strang zieht.

Langfristige Umzugsplanung: Zuständigkeiten klären

Wie Sie sicher von Ihrem letzten Privatumzug wissen, ist eine langfristige Umzugsplanung sehr wichtig, um kurzfristige Pannen zu vermeiden. Wir empfehlen hier unseren Umzug Zeitplan.

Starten Sie mit der Klärung der Zuständigkeiten. Wer übernimmt was? Beispielsweise kann man festlegen, wer sich um die Adressänderung kümmert, wer sucht ein neues Büro, wer kümmert sich um die Kündigung der alten Büroräume etc.

 

Mitarbeiter auf Firmenumzug einstimmen

Die Motivation der Mitarbeiter, beim Firmenumzug mitzuhelfen, ist eine andere wie bei einem Privatumzug. Vieles muss nach der Arbeitszeit erledigt werden, so dass keine Aufträge oder Kunden darunter leiden. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter mit Freizeitausgleich oder gemeinsame Teamabende nach den Zusatzstunden. Bestellen Sie eine Pizza oder bestellen einen Masseur ins Büro. Alternativ bietet sich auch eine Betriebsfeier bei Einzug in den neuen Büroräumen an.

Bestimmen Sie einzelne Mitarbeiter oder Teams, wer welche Aufgabe bis wann zu erledigen hat.

 

Urlaubsplanung mit Firmenumzug abstimmen

Urlaubspläne der Mitarbeiter müssen so früh wie möglich mit dem Umzugstermin in Einklang gebracht und Geschäftspartner benachrichtigt werden. Suchen Sie sich einen Umzugstermin, der nicht in die Sommerferien oder Weihnachten fällt.

 

Der Fahrplan für den Firmenumzug

Acht Monate vor dem Firmenumzug

  • Mietvertrag kündigen

Die Kündigungsfrist fürs Büro beträgt in der Regel sechs Monate, daher sollten Sie frühzeitig den Vermieter informieren. Vereinbaren Sie gleich einen Termin für den Begehung der Räume, am besten nach dem Umzug, sowie für die Abrechnung von Heiz- und Nebenkosten.

  • Umzugsunternehmen finden

Finden Sie ein erfahrendes Umzugsunternehmen, dass sich mit Firmenumzüge auskennt. Nutzen Sie hierfür unseren Umzugspreisvergleich.

  • Rahmenbedingungen mit Ortsbegehung prüfen

Das bedeutet, dass Sie sich die Umgebung des neuen Büros anschauen und einen optimalen Umzugsweg planen. Wie sieht es mit dem Brandschutz aus? Gibt es Fluchtwege? Gibt es einen Fahrstuhl? Dürfen Sie den benutzen? Für den Möbelwagen brauchen Sie einen Parkplatz, muss dafür ein Halteverbot organisiert werden?

  • Umzug Zeitplan entwerfen

Erstellen Sie einen Umzug Zeitplan für den Firmenumzug: Wann übergeben Sie die alten Räume? Wie lange brauchen Sie für Ab- und Aufbau? Ziehen Sie am Wochenende um oder opfern Sie Werktage für den Umzug? Drucken Sie Ihren Umzug Zeitplan aus und hängen Sie ihn am schwarzen Brett aus. Verteilen Sie die Umzugsplanung auch per E-Mail. Alle involvierten Mitarbeiter sollten den Erhalt der Mail bestätigen.

  • Computer & Systeme

Computer können während des Umzugs beschädigt werden. Entweder Sie sorgen für eine sorgfältige Verpackung oder kaufen neue Computer am neuen Standort. Benötigen Sie Hilfe, alle technischen Einstellungen, Geräte, Telefonleitung, IT Systeme ab- und wieder aufzubauen? Engagieren Sie eine IT Firma, die Ihnen dabei hilft.

  • Umzug Checkliste für Umzugskartons erstellen

Erstellen Sie eine Umzug Checkliste vom gesamten Inventar und organisieren Sie eine Liste für das Umzugsunternehmen, was in welchem Umzugskarton ist. Am besten beschriften Sie die Umzugskartons mit farblichen Umzug Aufklebern.

  • Ballast abwerfen

Ein Firmenumzug ist auch eine Chance, sich von alten Geräten, Ordnern etc. zu trennen. Organisieren Sie einen Abfallcontainer für die Entsorgung und fangen rechtzeitig mit der Entrümpelung an. Es erspart Ihnen viel Geld.

Alte Möbel kann man auch spenden, informieren Sie rechtzeitig eine Wohltätigkeitsorganisation, die dann alles selbst abholen kann.

 

Drei Monate vor dem Umzug

  • Arbeitsplätze beschriften

Verteilen Sie Etiketten an alle Mitarbeiter und weisen Sie sie an, wie sie Ihren Arbeitsplatz beschriften sollen. So verhindern Sie Chaos während des Umzugs.

  • Adresse auf Visitenkarte und Briefpapier aktualisieren

Vergessen Sie nicht, die neue Adresse auf Ihren Visitenkarten sowie Briepapier zu aktualisieren. Legen Sie einen Stichtag fest, ab wann die neue Adresse gelten soll.

  • Adressenänderung mitteilen

Informieren Sie Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten über den bevorstehenden Umzug und teilen Sie Ihnen die neue Adresse und geänderte Telefonnummern mit.

Aber nicht nur die benötigen Ihre neue Adresse, auch Behörden, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Banken, Finanzamt, Amtsgericht, Agentur für Arbeit, Versicherungen. Das Handelsregister braucht auch Ihre neue Adresse.

Haben Sie Ihr Unternehmen in diversen Branchenverzeichnissen eintragen lassen? Die müssen alle über den Firmenumzug informiert werden. Auch Ihre sozialen Medien, wie Twitter, Facebook, müssen angepasst werden. Zusätzlich sollten Sie einen Nachsendeantrag bei der Post stellen, so dass kein Brief verloren geht.

  • Strom, Telefon, Internet im Büro

In Ihrem neuen Büro brauchen Sie bestimmt Strom, Internet und eine Telefonleitung. Wählen Sie rechtzeitig Ihren Anbieter, vergleichen Sie mehrere Angebote, insbesondere bei Strom lohnt sich der Vergleich.

  • Backup Kopien anfertigen

Fertigen Sie Kopien Ihrer Dokumente in Ihren Rechnern an und sichern Sie alle Files vor Hackerangriffe.

  • Renovierungs- und Reinigungsarbeiten organisieren

Beauftragen Sie Handwerker für die Renovierung im alten sowie neuen Büro. Hier können Sie Handwerker finden.

  • Sicherheitsvorschriften beachten

Ist das neue Büro auf dem neusten Stand in Sachen Sicherheit? Gibt es genug Licht und Luftzufuhr? Beauftragen Sie jetzt jemanden, der die nötigen Anpassungen vornimmt, die Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

 

Zwei Wochen vor dem Umzug

  • Zusammenarbeit mit Handwerkern und Umzugsfirma abstimmen

Treffen Sie nochmal alle externen Dienstleister, die bei Ihrem Firmenumzug behilflich sind. Alles muss stimmen, denn nur so vermeiden Sie Missverständnisse, die zu Verzögerungen führen können.

  • Endreinigung

Sorgen Sie für die Endreinigung nach dem Auszug. Ein professioneller Reinigungsdienst kann hier viel Ärger vermeiden.

  • Übergabe Büro

Vereinbaren Sie einen Übergabetermin mit dem Vermieter und bereiten Sie ein Übergabeprotokoll vor. Sammeln Sie alle Schlüssel ein.

  • Empfindlicher Boden

Sorgen Sie für eine Bodenabdeckung, um so Schäden vorzubeugen.

  • Catering am Umzugstag

Bestellen Sie ein Catering, so dass alle Beteiligten während des Firmenumzug besorgt sind.

  • Übernahme neues Büro

Vereinbaren Sie eine Besichtigung des neuen Büros. Erstellen Sie ein Übernahme Protokoll.

  • Dokumentation

Fotos haben Beweislast vor Gericht, falls es zu Schäden kommt. Sichern Sie sich daher vor dem Umzug ab. Aber auch Schäden im neuen Büro sollten abfotografiert und dokumentiert werden.

 

Der Umzugstag

  • Am Umzugstag sollten die neuen Firmenräume gereinigt werden.
  • Die Mitarbeiter sollen alle persönlichen Gegenstände mitnehmen.
  • Vor dem Firmenumzug sollten Sie das Treppenhaus fotografieren, um Schäden melden zu können.
  • Die alten Büroräume müssen kontrolliert werden, ob alles mitgenommen wurde.
  • Lassen Sie sich das Übergabeprotokoll vom Vermieter unterschreiben.
  • Ein Verantwortlicher Ihrer Firma sollte Ansprechpartner für das Umzugsunternehmen sein.
  • Planen Sie Zeit für die Installierung von Internet und Telefon ein, am besten vor dem Firmenumzug.
  • Aktualisieren Sie jetzt alle Adressen.
  • Sammeln Sie alle Belege, denn die Kosten lassen sich von der Steuer absetzen.
  • Schadensfälle sollten so früh wie möglich dokumentiert und der Versicherung gemeldet werden.

Kompetenten Umzugspartner finden

Ein Firmenumzug ist in der Regel Sache für eine Spedition. Wählen Sie unseren Umzugspreisvergleich, um die richtige Umzugsfirma zu finden. Preis und Zusatzleistungen sollten verglichen werden.

Besonders wichtig ist bei der Partnersuche für einen Firmenumzug die Erfahrung der beauftragten Firma. Umzug-ganzeinfach.de arbeitet nur mit renommierten Unternehmen zusammen, die genau wissen, was sie tun.