Wir haben bereits über 20 Jahre Erfahrung mit Firmenumzügen – und wenn wir eins gelernt haben, dann das:

Früh mit der Planung beginnen, zahlt sich aus!

In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen die vollständige Checkliste, die sich vieler unserer Kunden vor dem Firmenumzug gewünscht hätten – Von der Suche der Immobilie bis zur Einweihungsparty nach einem erfolgreichen Umzug!

6–12 Monate vor dem Firmenumzug

Die erste Phase eines Firmenumzugs ist besonders entscheidend für den späteren Erfolg. Hier werden die grundlegenden Entscheidungen getroffen und Mitarbeiter sollten von Tag 1 an mit einbezogen werden: 

Auswahl der Immobilie

Eine passende Gewerbeimmobilie zu finden, kann Monate dauern – beginnen Sie daher frühzeitig mit der Suche.

✅ Spezialanforderungen prüfen: z. B. Maschinen, Tresore, Lagerflächen, besondere Sicherheitsvorkehrungen, etc.

✅ Alten Mietvertrag kündigen: längere Kündigungsfristen bei Gewerbeimmobilien beachten!

✅ Unterschreiben des neuen Mietvertrags: erst danach mit der Detailplanung starten

✅ Umbauten/Renovierung am neuen Standort planen: abhängig vom Projekt mehrere Monate Vorlauf einplanen

Einbeziehen der Mitarbeiter in die Planung

Mitarbeiter vor vollendete Tatsachen zu stellen, führt häufig zu Ablehnung, sinkender Arbeitszufriedenheit und einer höheren Kündigungsrate – besonders, wenn der neue Firmensitz weit entfernt liegt.

Transparente Kommunikation mit Mitarbeitern und Betriebsrat über den geplanten Firmenumzug ist daher die Grundvoraussetzung für Vertrauen. Damit der Umzug auch als Chance wahrgenommen wird, sollten Mitarbeiter von Beginn an aktiv in die Umzugsvorbereitung eingebunden werden:

✅ Umzugsteam bilden: Vertreter aus verschiedenen Abteilungen einbeziehen, um möglichst viele Bedürfnisse zu berücksichtigen

✅ Bedarfsanalyse starten: Wünsche und Anforderungen an den neuen Arbeitsplatz erfragen (Licht, Lärm, Lagerfläche, Meetingräume, etc.)

✅ Arbeitsabläufe gemeinsam planen: den Umzug nutzen, um Prozesse effizienter zu gestalten und die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen

✅ Regelmäßige Umzugs-Updates geben: – z. B. Grundrisse, Fotos oder Präsentationen des neuen Standorts teilen

✅ Ideenwettbewerb organisieren: z. B. für Bürogestaltung, Pausenräume oder Begrünung

✅ Feedback-Runden fest einplanen: regelmäßige Termine zum Klären von Fragen und Aufnehmen von Anregungen

3–6 Monate vor dem Firmenumzug

Sobald der neue Mietvertrag unterschrieben ist, beginnt die konkrete Planungsphase. Jetzt werden Inventar und Möbel geplant, langfristige Verträge angepasst und das Umzugsunternehmen für den Firmenumzug beauftragt.

Inventar und Möbel planen

✅ Inventar katalogisieren und ausmisten: frühzeitig feststellen, was am neuen Standort fehlt oder ersetzt werden muss

✅ Aufbewahrungsfristen und Datenschutz prüfen: ggf. Dokumente digitalisieren

✅ Möbelübernahmen klären: prüfen, ob fest eingebaute Möbel vom Vermieter oder Nachmieter übernommen werden können

✅ Arbeitsplätze planen: schematische Möbelpläne erstellen und festlegen, wer an welchem Platz arbeitet

Langfristige Verträge kündigen oder ummelden

✅ Strom/Gasvertrag kündigen oder auf neue Adresse ummelden

✅ Telefon- und Internetvertrag für das alte Büro kündigen

✅ Telefon- und Internetvertrag für das neue Büro abschließen

✅ Wartungsverträge für technische Anlagen anpassen

✅ Parkplatz- und Garagenmietverträge kündigen

✅ Neue Parkplatz- und Garagenmietverträge abschließen

✅ Weitere Standortbezogene Verträge mit langen Kündigungsfristen anpassen

Umzugsunternehmen beauftragen

✅ Mehrere mögliche Umzugstermine festlegen: erleichtert den Vergleich zwischen Anbietern

✅ Spezialtransporte prüfen: z. B. für Tresore, Maschinen oder empfindliche Geräte

✅ Angebote von Umzugsunternehmen einholen: vergleichen lohnt sich! (Tipp: Über unser Formular können Sie kostenlos mehrere Angebote für einen Firmenumzug anfordern)

✅ Angebote prüfen: neben Stunden- oder Pauschalpreis auch mögliche Zusatzkosten klären:

• Zeitüberschreitung
• Mehrvolumen
• zusätzliche Etagen

✅ Leistungsumfang genau abklären: vor Vertragsunterzeichnung folgende Punkte festhalten:

• Ein- und Auspackservice
• Verpackungsmaterial
• Aufbau und Abbau von Möbeln, Geräten und IT
• Halteverbotszone
• Transportversicherung (Höhe des Versicherungsschutzes)

✅ Vertrag für den Firmenumzug unterschreiben: erst nach finaler Klärung aller Leistungen und Kosten

1 – 3 Monate vor dem Firmenumzug

In den letzten Monaten vor dem Umzug sollte sichergestellt werden, dass sämtliche Parteien über die Adressänderung informiert sind. Zudem sollten alle Verträge, die noch auf die alte Adresse laufen, gekündigt oder auf die neue Adresse geändert werden.

Die neue Adresse bekanntgeben

✅ Behörden über den Firmenumzug informieren: Rechtzeitig Ummeldungen durchführen bei:

• Gewerbeamt (Gewerbeummeldung)
• Handelsregister (Amtsgericht)
• Finanzamt (Betriebsstättenverlegung)
• Berufsgenossenschaft
• Industrie- und Handelskammer (IHK)
• Handwerkskammer (HWK)
• Agentur für Arbeit
• Sozialversicherungsträger / Krankenkassen
• Beitragsservice 
• Ummeldung von Kraftfahrzeugen
• Sonstige branchenspezifische Behörden

✅ Geschäftspartner über den Umzug informieren

• Kunden
• Dienstleister (IT, Rechtsanwälte, Steuerberater, etc.)
• Banken
• Versicherungen
• Domainbetreiber 
• etc.

✅ Sonstige Organisationen über den Umzug informieren

• Kammern
• Verbände
• Berufsverband
• Berufsgenossenschaft
• etc.

✅ E-Mail-Signatur aller Mitarbeiter anpassen: Hinweis auf den Umzug ergänzen:

✅ Den Firmenumzug auf der Website veröffentlichen: inkl. neuer Adresse und Umzugsdatum

Alle weiteren Verträge kündigen oder ändern 

Gehen Sie alle Verträge durch, die auf die alte Adresse laufen. Dies können z. B. sein:

✅ Gebäude- und Standortbezogene Verträge

• Reinigungsfirma
• Sicherheits- oder Wachdienst
• Stellplätze und Garagen
• Hausmeisterservice
• Entsorgungs- und Recyclingdienste

✅ Liefer- und Serviceverträge

• Getränke- und Snackautomaten
• Wasser- und Kaffeelieferdienste
• Büromateriallieferanten
• Cateringverträge

✅ Technik- und Infrastrukturverträge

• Kopierer- und Druckerservice (Leasing/Miete)
• Wartungsverträge für IT, Maschinen oder Geräte
• Alarmanlagen- und Sicherheitssysteme

1 Monat vor dem Firmenumzug

Erstellen Sie spätestens jetzt eine vollständige Liste aller Stellen, bei denen Ihre neue Adresse eingetragen werden muss:

✅ Offline- und Online-Auftritte aktualisieren

• Telefonbücher
• Branchenbücher
• Social Media Profile
• Google Maps
• branchentypische Portale
• Print-Einträge
• etc.

✅ Geschäftspapiere und Werbematerialien anpassen

• Visitenkarten
• Briefpapier
• Stempel
• Rechnungen
• Verträge
• Broschüren
• Flyer
• sonstige Marketingmaterialien

✅ Nachsendeauftrag bei der Post einrichten – damit keine Post verloren geht!

1 bis 2 Wochen vor dem Firmenumzug

✅ Verpackung & Logistik für den Umzug vorbereiten

• Umzugskartons und Verpackungsmaterial organisieren (falls nicht im Angebot enthalten)
• Reihenfolge der Räume für das Packen und Auspacken beim Umzug festlegen
• Kartons eindeutig beschriften (z. B. Raumbezeichnung)
• Mitarbeiter informieren, welche Bereiche sie selbst vor dem Firmenumzug räumen müssen
• Schematische Zeichnungen für Stellplätze/Möbel an Umzugsunternehmen übergeben

✅ Technik & Infrastruktur prüfen

• Neue Räume kontrollieren (ausreichend Steckdosen, Anschlüsse – ggf. nachrüsten)
• Aufzüge für den Umzug reservieren

✅ Abstimmung mit allen Beteiligten

• Finale Bestätigung/Erinnerung an den Firmenumzug (Mitarbeiter, Handwerker, Dienstleister, Reinigungskräfte, etc.)
• Letzte Details mit Umzugsunternehmen klären (z. B. Kartonabholung nach dem Umzug)

✅ Abwicklung alter und neuer Mietvertrag

• Alter Vermieter: Heiz- und Nebenkostenabrechnung, Zählerstände ablesen/dokumentieren, Termin für Übergabe festlegen
• Neuer Vermieter: Übergabeprotokoll erstellen, Zählerstände ablesen/dokumentieren

✅ Reinigung organisieren

• Alten Firmensitz inkl. Treppenhäuser reinigen
• Neuen Standort vor Einzug reinigen lassen (falls nötig)

1 bis 3 Tage vor dem Umzug

✅ Arbeitsplätze fertig packen: ggf. gemeinsam mit Mitarbeitern

✅ EDV-Anlagen für den Transport vorbereiten: Backup erstellen, Geräte abbauen, eindeutig kennzeichnen

✅ Transportwege kontrollieren: Rangierflächen, Zufahrten, Fahrstühle, Brandschutzauflagen und Belastungsgrenzen prüfen

✅ Essen und Getränke für das Umzugsteam organisieren: ausreichende Versorgung für Helfer sicherstellen

✅ Beschilderung vorbereiten: Schilder für Räume, Etagen und Arbeitsplätze ausdrucken, um den Umzug zu beschleunigen

✅ Wichtige Dokumente separat sichern: z. B. Verträge, Gründungsunterlagen, Steuerunterlagen

✅ Letzte Datensicherung der Server/Cloud-Systeme durchführen: um Datenverlust zu vermeiden

✅ Park- und Ladezonen markieren: damit am Umzugstag alles frei zugänglich ist

✅ Empfang im neuen Büro vorbereiten: z. B. Übergabe von Schlüssel, Zugangskarten oder Codes an die Umzugshelfer und Mitarbeiter

Umzugstag

Bei dem Firmenumzug sollte mindestens eine verantwortliche interne Person anwesend sein, um den Ablauf zu koordinieren und als Ansprechpartner für das Umzugsteam zu fungieren.

✅ Halteverbotszonen kontrollieren: falls selbst beantragt, sicherstellen, dass sie frei sind

✅ Essen und Getränke für das Umzugsteam bereitstellen:  ausreichende Versorgung sicherstelle

✅ Kartons ggf. am selben Tag abholen lassen: falls mit dem Umzugsunternehmen vereinbart

✅ Abwicklung mit den Vermietern durchführen: Übergabe Schlüssel, Karten, Ablesen der Zählerstände, etc.

✅ Schäden durch den Transport dokumentieren: sofort dem Umzugsunternehmen melden

✅ Rechnung des Umzugsunternehmens prüfen: für eine spätere problemlose steuerliche Absetzung

✅ Zugangskontrollen testen: z. B. Türschlösser, Codes, Kartenleser

✅ Beschilderung im neuen Büro anbringen – Raum- und Etagenkennzeichnung für Mitarbeiter und Umzugshelfer

✅ Alten Standort kontrollieren: prüfen, ob nichts beim Umzug zurückgelassen wurde

✅ Neuen Standort kontrollieren: Aufbau prüfen und ob alles am richtigen Platz steht

✅ Provisorische Arbeitsplätze einrichten: falls die komplette Einrichtung noch nicht steht

Nach dem Umzug

Nach dem Umzug sollte das neue Büro schnellstmöglich vollständig eingerichtet und einsatzbereit sein.

✅ Räume einrichten: alle Kartons auspacken, Möbel aufstellen und Technik anschließen

✅ Technik testen: Telefon, Internet und EDV prüfen und ggf. nachjustieren

✅ Mitarbeiter einweisen: – Funktionen der Technik und Nutzung der neuen Räumlichkeiten erklären

✅ Ummeldungen kontrollieren: prüfen, ob Handelsregister, Verzeichnisse, Impressum, Datenschutz und weitere Angaben aktualisiert sind

✅ Arbeitsplätze prüfen: sicherstellen, dass alle Mitarbeiter eingerichtet sind; Feedback aufnehmen und bei Bedarf Prozesse optimieren

✅ Einweihungsparty organisieren: für Mitarbeiter und ggf. Geschäftspartner

Häufige Fragen

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