Büroumzug günstig umsetzen

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Büroumzug Checkliste

Für Ihren Büroumzug haben wir hier eine Checkliste für die Umzugsplanung erstellt. So kann nichts mit Ihrem Büroumzug schief gehen.

Gerne bieten wir Ihnen auch unseren Umzugspreisvergleich an, mit dem Sie bis 5 Umzugsangebote aus Ihrer Region für einen erfolgreichen Büroumzug erhalten können.

Ein Büroumzug bedarf einer gründlichen Umzugsplanung. Jede Stunde, die Ihr Büro geschlossen ist, verdienen Sie kein Geld. Alternativ könnten Sie nach und nach die einzelnen Unternehmensbereiche umziehen lassen, so dass es höchstens über das Wochenende ein Stopp der Arbeit gibt.

Zuerst sollten Sie einen Verantwortlichen für den Firmenumzug festlegen. Dieser sollte sich ein Team zustellen (zusammenstellen), welches bestimmte Aufgaben während der Umzugsplanung übernimmt. Wenn das geklärt ist, planen Sie ein Kick-Off, um alle Mitarbeiter des Unternehmens über den Büroumzug zu informieren. Dieses Treffen sollte motivieren und die Verantwortlichen vorstellen.

Zuständigkeiten für Firmenumzug klären

Viele Köche verderben den Brei, daher ist es wichtig, die Zuständigkeiten sowie Aufgaben für den Firmenumzug zu klären.

Jeder muss wissen, wann er was machen muss, dafür eignet sich ein detaillierter Umzugszeitplan. Planen Sie Pufferzeiten und Ersatz bei Krankheit ein.

Mitarbeiter auf Büroumzug einstimmen

Es ist wichtig, Ihre Angestellten oder Kollegen richtig für den Büroumzug einzustimmen. Denn vieles muss neben der Arbeitszeit erledigt werden.

Vereinbaren Sie einen Freizeitausgleich für die Überstunden, die durch den Umzug entstanden sind. Planen Sie gemeinsame Teamabende und zum Einzug eine Einweihungsparty.

Bei anstrengenden Tätigkeiten sollten Sie einen Masseur ins Büro für die Mitarbeiter bestellen oder Massage Gutscheine verteilen.

Urlaub während des Umzugs

Um auf keinen Mitarbeiter für die Umzugsplanung und Umsetzung verzichten zu müssen, sollten alle keinen Urlaub während des Umzugs nehmen, d.h. Sie müssen zuerst einen Umzugstag finden, wo noch niemand bereits genehmigten Urlaub genommen hat, sowie müssen Sie Ihre Urlaubsplanung so ausrichten, dass keiner in der Zeit Urlaub nehmen kann.

Stimmen Sie auch wichtige Termine mit Geschäftspartnern genaustens ab, so dass man nicht in einer Baustelle landet.

Der Fahrplan für den Büroumzug

Acht Monate vor dem Büroumzug

  • Mietvertrag kündigen

Die Kündigungsfrist fürs Büro beträgt in der Regel sechs Monate. Mit der Kündigung können Sie gleich ein Begehungstermin in Ihrem Büro nach dem Umzug sowie die Abrechnung von Heiz- und Nebenkosten mit dem Vermieter vereinbaren.

  • Umzugsfirma finden

Finden Sie ein erfahrende Umzugsfirma, dass sich mit Büroumzüge auskennt. Wenn Sie bis zu 30% Umzugskosten sparen wollen, dann nutzen Sie unseren Umzugspreisvergleich.

  • Ortsbegehung beim neuen Büro durchführen

Sie sollten sich einen Eindruck über die Parkmöglichkeiten machen. Brauchen Sie eine Halteverbotszone? Außerdem sollten Sie prüfen, ob es Fahrstühle gibt, wie breit das Treppenhaus ist, gibt es Fluchtwege?

  • Umzug Zeitplan entwerfen

Erstellen Sie einen Umzug Zeitplan für den Büroumzug: Wann übergeben Sie die alten Räume? Wie lange brauchen Sie für Ab- und Aufbau? Ziehen Sie am Wochenende um oder opfern Sie Werktage für den Umzug?

Wenn alles geklärt ist, drucken Sie den Zeitplan für den Umzug aus und verteilen diesen an die zuständigen Mitarbeiter.

  • Computer & Systeme

Hier sollten Sie überlegen, ob Sie alle Computer, IT und Telefonsysteme selbst abbauen können oder es lieber einer IT Firma überlassen. Wenn Sie das outsourcen, haben Sie freie Kapazitäten, andere Aufgaben zu erledigen.

  • Inventarliste erstellen

Um Ihre Möbel später wieder zu finden, sollten Sie neben einer Inventarliste, so dass nichts verloren geht, auch eine Liste über die Inhalte aller Umzugskartons machen. Beschriften Sie alle Umzugskartons. Geben Sie jeder Abteilung eine Farbe. Ein farbiger Aufkleber mit der Farbe der Abteilung auf der Umzugskiste wird helfen, alle Kartons sicher zuzuordnen.

  • Entrümpeln

Ein Büroumzug hat auch was Befreiendes. Entrümpeln Sie alles, was nicht mehr gebraucht wird. Bestellen Sie dafür einen Abfallcontainer.

Alte Möbel kann man auch spenden, informieren Sie rechtzeitig eine Wohltätigkeitsorganisation, die dann alles selbst abholen kann.

 

Drei Monate vor dem Umzug

  • Beschriftung Arbeitsplatz

Verteilen Sie farbige Umzugsaufkleber, sortiert nach Abteilung, an alle Kollegen bzw. Angestellten. Diese sollen alles markieren, was sie für die Arbeit brauchen und zu ihrem Arbeitsplatz gehört, beispielsweise Computer, Telefon, Drucker, Lampe.

  • Adresse auf Visitenkarte und Briefpapier aktualisieren

Mit dem Büroumzug gibt es eine neue Adresse, die umgemeldet werden muss. Außerdem müssen alle Visitenkarten, Briefpapier, Webseiten aktualisiert werden. Legen Sie einen Termin dafür fest.

  • Adressummeldung

Informieren Sie Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten über den bevorstehenden Umzug und teilen Sie Ihnen die neue Adresse und geänderte Telefonnummern mit.

Aber nicht nur die benötigen Ihre neue Adresse, auch Behörden, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Banken, Finanzamt, Amtsgericht, Agentur für Arbeit, Versicherungen. Das Handelsregister braucht auch Ihre neue Adresse.

Haben Sie Ihr Unternehmen in diversen Branchenverzeichnissen eintragen lassen? Die müssen alle über den Firmenumzug informiert werden. Auch Ihre sozialen Medien, wie Twitter, Facebook, müssen angepasst werden. Zusätzlich sollten Sie einen Nachsendeantrag bei der Post stellen, so dass kein Brief verloren geht.

  • Strom, Telefon, Internet im Büro

4-6 Wochen vor dem Umzug sollten Sie Ihren Telefon- und Internetanbieter informieren, dass Sie umziehen, so dass er eine neue Leitung legen kann. Der Stromanbieter sollte ggfs. mit neuen Anbietern verglichen werden.

  • Kopien anfertigen

Um kein Schock zu erleben, wenn Sie die Rechnern wieder anschalten, weil keine Dokumente mehr zu finden sind, sollten Sie Kopien machen und extern ablegen.

  • Renovierungs- und Reinigungsarbeiten organisieren

Beauftragen Sie Handwerker für die Renovierung im alten sowie neuen Büro. Hier können Sie Handwerker finden.

  • Sicherheitsvorschriften beachten

Ist das neue Büro auf dem neusten Stand in Sachen Sicherheit? Gibt es genug Licht und Luftzufuhr? Beauftragen Sie jetzt jemanden, der die nötigen Anpassungen vornimmt, die Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

 

Zwei Wochen vor dem Umzug

  • Zusammenarbeit mit Dienstleistern abstimmen

Treffen Sie nochmal alle externen Dienstleister, die bei Ihrem Büroumzug behilflich sind. Alles muss stimmen, denn nur so vermeiden Sie Missverständnisse, die zu Verzögerungen führen können.

  • Endreinigung

Sorgen Sie für die Endreinigung nach dem Auszug. Ein geschulter Reinigungsdienst kann hier viel Ärger vermeiden.

  • Übergabe Büro

Vereinbaren Sie einen Übergabetermin mit dem Vermieter und bereiten Sie ein Übergabeprotokoll vor. Sammeln Sie alle Schlüssel ein.

  • Empfindlicher Boden

Sorgen Sie für eine Bodenabdeckung, um so Schäden vorzubeugen.

  • Cateringservice am Umzugstag

Bestellen Sie einen Cateringservice, so dass alle Beteiligten während des Büroumzug versorgt sind.

  • Übernahme neues Büro

Vereinbaren Sie eine Besichtigung des neuen Büros. Erstellen Sie ein Übernahme Protokoll.

  • Dokumentation

Fotos haben Beweislast vor Gericht, falls es zu Schäden kommt. Sichern Sie sich daher vor dem Umzug ab. Aber auch Schäden im neuen Büro sollten abfotografiert und dokumentiert werden.

 

Der Umzugstag

  • Am Umzugstag sollten die neuen Büroräume gereinigt werden.
  • Die Mitarbeiter sollen alle persönlichen Gegenstände mitnehmen.
  • Vor dem Büroumzug sollten Sie das Treppenhaus fotografieren, um Schäden melden zu können.
  • Die alten Büroräume müssen kontrolliert werden, ob alles mitgenommen wurde.
  • Lassen Sie sich das Übergabeprotokoll vom Vermieter unterschreiben.
  • Ein Verantwortlicher Ihrer Firma sollte Ansprechpartner für das Umzugsunternehmen sein.
  • Planen Sie Zeit für die Installierung von Internet und Telefon ein, am besten vor dem Firmenumzug.
  • Aktualisieren Sie jetzt alle Adressen.
  • Sammeln Sie alle Belege, denn die Kosten lassen sich von der Steuer absetzen.
  • Schadensfälle sollten so früh wie möglich dokumentiert und der Versicherung gemeldet werden.

Kompetenten Umzugspartner finden

Ein Büroumzug ist in der Regel Sache für eine Speditionsunternehmens. Wählen Sie unseren Umzugspreisvergleich, um die richtige Umzugsfirma zu finden.

Besonders wichtig ist bei der Partnerauswahl für den Büroumzug die Erfahrung der beauftragten Firma. Umzug-ganzeinfach.de arbeitet nur mit renommierten Unternehmen zusammen, die genau wissen, was sie tun.